Fragen von Herstellern von Software für Dentallabore und Antworten von der KZBV zum Thema „elektronische Laborrechnung“.
Wie sollen die Daten für den täglichen Datenaustausch der Einzelrechnungen zur Verfügung gestellt werden? (Per E-Mail als Anhang? Über ein eigenes, sicheres Netzwerkprotokoll? Per FTP?)
Der Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. Es ist die Entscheidung des Labors und des Laborsoftwareherstellers, welcher Weg gewählt wird. Der Import von Dateien von einem Datenträger (CD/DVD/USB-Stick) ist die einfachste Form.
Andere Wege lassen sich darauf zurückführen (E-Mail-Anhang, Download von einer Plattform). Der Weg muss letztendlich für eine Zahnarztpraxis verständlich und darf technisch nicht zu kompliziert sein.
Wo wird die empfangene Datei (zwischen-)gespeichert, damit sie importiert werden kann? Wird es z.B. ein zentrales Importverzeichnis auf der Festplatte oder auf einem USB-Stick/einer Diskette/einer CD geben?
Die Datei wird von der Praxisverwaltungssoftware an keinem speziellen Ort erwartet. Wenn man voraussetzt, dass der Anwender im Umgang mit Datenträgern, Datei-Auswahlboxen und E-Mail-Anhängen vertraut ist, ist die Vorgabe eines Importverzeichnisses zudem nicht nötig.
Generell sollte die Software im Labor dafür sorgen, dass sich außer den Abrechnungsdaten keine weiteren Dateien auf dem Datenträger befinden. Dies ist notwendig, damit die Praxisverwaltungssoftware eine schnelle Suche auf dem Datenträger implementieren kann.
Wie wird der einzelne Auftrag an das Zahnlabor eindeutig gekennzeichnet, damit dieser anschließend in der Praxisverwaltungssoftware korrekt zugeordnet werden kann? Stellt die Praxisverwaltungssoftware dafür eine individuelle Auftragsnummer oder Patientenvorgangsnummer oder ähnliches bereit?
Die Praxisverwaltungssoftware erzeugt zu jedem Auftrag eine eindeutige Nummer, die später im XML mit übertragen werden muss. Das ermöglicht der Praxisverwaltungssoftware eine Zuordnung der Laborrechnung zum Fall. Der Aufbau der Auftragsnummer ist ab Version 4 eindeutig definiert, sie setzt sich aus 6 Bestandteilen zusammen
- Standortnummer der Praxis (6 numerische Stellen)
- Patientenpseudonym
- Abrechnungsbereich (entweder „ZE“, „KB“ oder „KFO“)
- Planidentifikation
- Laufende Nummer zum Plan
- Prüfziffer
Bitte beachten Sie, dass die Standortnummer der Praxis allein kein eindeutiges Zuordnungskriterium ist. Nur die Nummer in ihrer Gesamtheit ist hinreichend eindeutig. Die Standortnummer der Praxis kann in einem Labor mehrdeutig sein.
Solange nicht alle Beteiligten einheitlich auf Version 4 umgestellt haben, muss die Laborsoftware Auftragsnummern in beliebigem Format verarbeiten können. Der Zeitpunkt, ab dem nur noch Auftragsnummern im Format von Version 4 verarbeitet werden müssen, wird gesondert bekannt gegeben.
Wie werden Rechnungskorrekturen behandelt?
Korrigierte Rechnungen werden von der Laborsoftware als neue Dateien erzeugt. Dabei wird die Auftragsnummer der ursprünglichen Rechnung im Datensatz und im Dateinamen unverändert beibehalten. Beim Einlesen erkennt die Praxisverwaltungssoftware an Hand der Labor-ID und der Rechnungsnummer, dass eine vorherige Version der Rechnung bereits im System vorliegt.
Nach Bestätigen durch den Anwender wird die vorherige Rechnung durch die korrigierte ersetzt. Wurden die Daten bereits an die KZV abgerechnet, so muss die Praxis vor der Korrektur die Abrechnung stornieren und ggf. die KZV darüber informieren um Doppelabrechnungen zu vermeiden.
Wie muss der Dateiname lauten?
Der Dateiname muss für die Zuordnung zum Patienten aus der eindeutigen Auftragsnummer gebildet werden.
Die Datei muss die Endung XML haben. Beispiel: 552300-64-KFO-286-1-3.xml
Kann man eine Leistungsnummer, die normalerweise nicht auf die Rechnung gedruckt wird, beim Export einfach weglassen? Was ist mit Leistungsnummern, die nicht nur numerisch sind?
Die Schnittstellenspezifikation ist an dieser Stelle eindeutig. Leistungsnummern sind nur bei der Art BEL zu übergeben. Alle anderen Positionen enthalten keine Nummer.
Bei der BEL ist zu beachten, dass alle Nummern 4-stellig ggf. mit führenden Nullen anzugeben sind. Gleiche Leistungen können per Anzahlangabe zusammengefasst sein.
Wie ist die Gegenrechnung von NEM bei Versorgung mit Edelmetall zu übergeben?
Die korrekte Abrechnung der Metalllegierungen wird in der Praxissoftware gewährleistet. Ab Version 4 der Schnittstelle entfallen sind die Angaben zur NEM-Pauschale im XML.
Das Labor rechnet die tatsächlich verarbeiteten Legierungen ab (entweder Edelmetall oder die BEL-Nummer 9700 für NEM-Versorgungen) und überträgt diese im XML.
Ist es möglich, mehrere Rechnungen zu einer Auftragsnummer zu erstellen?
Werden mehrere Rechnungen zu einer Planung benötigt, dann muss die Praxis für diesen Plan entsprechend viele Aufträge erzeugen.
Pro Auftragsnummer darf immer nur genau eine Rechnung übermittelt werden.
In manchen Fällen ist es sinnvoll, den Einzelpreis einer Position im Rechnungsdruck zu unterlassen. Dies geschieht, weil ein vorgegebener Endbetrag nicht überschritten werden soll und dadurch die Einzelbeträge nicht bekannt zu geben sind. Wie kann eine XML-Datei diesen Fall abbilden, da einerseits ein Feld mit den Gesamtbeträgen exportiert wird, andererseits aber eine Differenz bestehen würde, wenn aus der Menge und den jeweiligen Einzelpreisen von 0,00 Euro dieser Betrag nicht mehr nachvollziehbar ist?
Ist es zwingend notwendig, dass die Summen der Einzelpreise*Menge gleich dem ebenfalls mitgelieferten Endbetrag sind? Im Ausdruck sind unter Umständen keine Einzelpreise sichtbar?
Einzelpreise von 0,00 sind zulässig. Es ist auch möglich Rabatte zu übermitteln.
In diesem Fall ist der Preis positiv anzugeben und die Anzahl mit negativem Vorzeichen.
Werden Skonti und sonstige Rabatte in der XML-Datei berücksichtigt?
Rabatte müssen in der Rechnung enthalten sein, damit Sie an Patienten und Kassen weitergegeben werden können. Sie sind durch eine entsprechende Unterschreitung des Höchstpreises in der Einzelpreisangabe je Position abzubilden.
Barzahlungsrabatte und Skonti sind in der Papierrechnung mit einem geeigneten Hinweis kenntlich zu machen (Konditionsmitteilung, Hinweis auf eine – vorlegbare, beidseitig unterschriebene – Konditionenvereinbarung). Im Datensatz werden sie nicht erwähnt, da sie ausdrücklich nicht weiter gegeben werden müssen.
Wird die Auftragsnummer auch für reine Privatpatienten erzeugt? Für die Labore ist es schwierig, zwischen Kassen- und Privatpatienten zu unterscheiden.
Es liegt in der Steuerung der Praxisverwaltungssoftware bzw. in der Entscheidung der Praxis, ob die die Auftragsnummer ausgedruckt und an das Labor übermittelt wird.
Wird die Nummer übermittelt werden die XML-Daten benötigt. Wird keine Nummer übermittelt, muss das Labor auch keine XML-Daten liefern.
Wie ist die Verfahrensweise bei Zahnersatz mit Abdingung (sonstige Kostenträger)?
Laut Information der KZBV muss bei der Abrechnung der Pläne von sonstigen Kostenträgern neben dem Plan auch die Laborrechnung in Papierform eingereicht werden.
Für die sonstigen Kostenträger gilt keine beleglose Abrechnung. Auf die XML-Datei kann daher auch verzichtet werden.
Wie ist die Umsatzsteuer anzugeben, wenn die Arbeit im Ausland gefertigt wird?
Das ist eher eine steuerlich-juristische als eine technische Frage. Sie kann letztendlich nur vom Anwalt bzw. Steuerberater der Praxis geklärt werden. Die Klärung muss im Vorfeld zwischen Praxis und Labor geklärt werden.
Die Praxisverwaltungssoftware übernimmt auch abweichende Steuersätze aus der XML-Datei und übermittelt diese weiter an die jeweilige KZV.
Dürfen mehrere Mehrwertsteuergruppen mit gleichem Steuersatz übermittelt werden?
Es ist zulässig, dass mehrere Mehrwertsteuergruppen mit gleichem Steuersatz übermittelt werden. Damit ist es möglich, Laborleistungen und Materialien in getrennte Gruppen zu legen. Eine weitere Aufsplittung darf aber nicht vorgenommen werden.
Die gesetzlichen Vorgaben zur Berechnung der Umsatzsteuer sind einzuhalten, die Trennung von Laborleistungen und Materialien bilden da schon eine tolerierte Ausnahme. Es darf auf keinen Fall sein, dass z.B. Rabatte in einer gesonderten Mehrwertsteuergruppe zusammengefasst werden, die dann eine negative Zwischensumme liefert.
