FAQ zur elektronischen Laborrechnung
Fragen von Herstellern von Software für Dentallabore und Antworten von der KZBV zum Thema "elektronische Laborrechnung":

Datenbereitstellung
Wie sollen die Daten für den täglichen Datenaustausch der Einzelrechnungen zur Verfügung gestellt werden? (Per E-Mail als Anhang? Über ein eigenes, sicheres Netzwerkprotokoll? Per FTP?)

Der Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. Es ist die Entscheidung des Labors und des Laborsoftwareherstellers, welcher Weg gewählt wird. Der Import von Dateien von einem Datenträger (CD/DVD/USB-Stick) ist die einfachste Form. Andere Wege lassen sich darauf zurückführen (e-Mail-Anhang, Download von einer Plattform). Der Weg muss letztendlich für eine Zahnarztpraxis verständlich und darf technisch nicht zu kompliziert sein.

Speicherort der Daten
Wo wird die empfangene Datei (zwischen-)gespeichert, damit sie importiert werden kann? Wird es z.B. ein zentrales Importverzeichnis auf der Festplatte oder auf einem USB-Stick/einer Diskette/einer CD geben?

Die Datei wird von der Praxisverwaltungssoftware an keinem speziellen Ort erwartet. Wenn man voraussetzt, dass der Anwender im Umgang mit Datenträgern, Datei-Auswahlboxen und E-Mail-Anhängen vertraut ist, ist die Vorgabe eines Importverzeichnisses zudem nicht nötig.

Generell sollte die Software im Labor dafür sorgen, dass sich außer den Abrechnungsdaten keine weiteren Dateien auf dem Datenträger befinden. Dies ist notwendig, damit die Praxisverwaltungssoftware eine schnelle Suche auf dem Datenträger implementieren kann.

Auftragskennzeichnung
Wie wird der einzelne Auftrag an das Zahnlabor eindeutig gekennzeichnet, damit dieser anschließend in der Praxisverwaltungssoftware korrekt zugeordnet werden kann? Stellt die Praxisverwaltungssoftware dafür eine individuelle Auftragsnummer oder Patientenvorgangsnummer oder ähnliches bereit?

Die Praxisverwaltungssoftware erzeugt zu jedem Auftrag eine eindeutige Nummer, die später auf der Laborrechnung genannt werden muss. Das ermöglicht der Praxisverwaltungssoftware eine Zuordnung der Laborrechnung zum Fall. Weitere Informationen, z.B. zum Format der Nummer, erhalten Sie auf der Internetseite der KZBV.

Die Auftragsnummer muss für die Praxisverwaltungssoftware eindeutig sein und von dieser wiedererkannt werden. Um Erfassungsfehler im Labor auszuschließen enthält die Auftragsnummer eine Prüfziffer. Der detailierte Aufbau der Nummer ist aber letztendlich für das Labor nicht von Bedeutung, er kann für jede Praxisverwaltungssoftware unterschiedlich sein.

Rechnungskorrekturen
Wie werden Rechnungskorrekturen behandelt?

Korrigierte Rechnungen werden von der Laborsoftware als neue Dateien erzeugt. Dabei wird die Auftragsnummer der ursprünglichen Rechnung im Datensatz und im Dateinamen unverändert beibehalten. Beim Einlesen erkennt die Praxisverwaltungssoftware an Hand der Labor-ID und der Rechnungsnummer, dass eine vorherige Version der Rechnung bereits im System vorliegt. Nach Bestätigen durch den Anwender wird die vorherige Rechnung durch die korrigierte ersetzt. Wurden die Daten bereits an die KZV abgerechnet, so muss die Praxis vor der Korrektur die Abrechnung stornieren und ggf. die KZV darüber informieren um Doppelabrechnungen zu vermeiden.

Verwendeter Dateiname
Wie muss der Dateiname lauten?

Der Dateiname muss für die Zuordnung zum Patienten aus der eindeutigen Auftragsnummer gebildet werden. Die Sternchen der Auftragsnummer sind durch Bindestriche zu ersetzen. Die Datei muss die Endung XML haben. Beispiel: 123456-1-8122-ZE-12-1.xml

Rechnungspositionen ohne Nummern
Kann man eine Leistungsnummer, die normalerweise nicht auf die Rechnung gedruckt wird, beim Export einfach weglassen? Was ist mit Leistungsnummern, die nicht nur numerisch sind?

Die Schnittstellenspezifikation ist an dieser Stelle eindeutig. Leistungsnummern sind nur bei der Art BEL zu übergeben. Alle anderen Positionen enthalten keine Nummer. Bei der BEL ist zu beachten, dass alle Nummern 4-stellig ggf. mit führenden Nullen anzugeben sind. Gleiche Leistungen können per Anzahlangabe zusammengefasst sein.

Edelmetallgegenrechnung
Wie ist die Gegenrechnung von NEM bei Versorgung mit Edelmetall zu übergeben?

In einigen der bislang zum Test erzeugten XML-Dateien ist neben der Angabe zum Edelmetall (Bezeichnung EDM) auch die BEL-Nr. 9700 angegeben worden. Dies ist nur in soweit korrekt, wenn beide Metallarten auch so verarbeitet wurden und zusammen in einer Rechnung (wenn so beauftragt, z. B. Oberkiefer mit NEM und Unterkiefer mit Edelmetall) abgerechnet werden.

Unzulässig ist aber die zusätzliche Angabe der BEL-Nr. 9700 zum Zweck der Herausrechnung von Edelmetallmehrkosten!
Stattdessen sind in dem XML-Datensatz alle der Rechnung zugeordneten Abrechnungseinheiten im XML-Feld immer anzugeben!

Wurde nur Edelmetall verarbeitet, ist die Anzahl der Abrechnungseinheiten anzugeben, als wenn eine NEM-Versorgung stattgefunden hätte und die BEL-Nr 9700 taucht nicht in den Einzelpostionen auf. (Das XML-Feld muss immer angegeben werden!) Die Herausrechnung der Edelmetallmehrkosten geschieht dann in der Zahnarztpraxis durch die Praxisverwaltungssoftware, um den exakten Kassen-/Festzuschuss zu berechnen.

Sofern Labore in Ihrer bisherigen Rechnungslegung eine Herausrechnung vorgenommen haben, ist dies auch weiterhin möglich:

________________________________________________________
z.B.: ...Patient bekommt auf Wunsch Edelmetall statt NEM ...
...
...
970 0 NEM 10,72 7
*
nicht erstattungsfähige Kosten:
970 0 NEM 10,72 -7
9000 Edelmetall 50,00 18,1
________________________________________________________

Wie beschrieben sind jedoch die zum Zweck der Herausrechnung angegebenen BEL-Nr. 9700 bei der Erzeugung der XML-Daten programmtechnisch abzufangen.

Mehrere Rechnungen zu einem Auftrag
Ist es möglich, mehrere Rechnungen zu einer Auftragsnummer zu erstellen?

Werden mehrere Rechnungen zu einer Planung benötigt, dann muss die Praxis für diesen Plan entsprechend viele Aufträge erzeugen. Pro Auftragsnummer darf immer nur genau eine Rechnung übermittelt werden.

Rechnungspositionen ohne Einzelpreis
In manchen Fällen ist es sinnvoll, den Einzelpreis einer Position im Rechnungsdruck zu unterlassen. Dies geschieht, weil ein vorgegebener Endbetrag nicht überschritten werden soll und dadurch die Einzelbeträge nicht bekannt zu geben sind. Wie kann eine XML-Datei diesen Fall abbilden, da einerseits ein Feld mit den Gesamtbeträgen exportiert wird, andererseits aber eine Differenz bestehen würde, wenn aus der Menge und den jeweiligen Einzelpreisen von 0,00 Euro dieser Betrag nicht mehr nachvollziehbar ist?
Ist es zwingend notwendig, dass die Summen der Einzelpreise*Menge gleich dem ebenfalls mitgelieferten Endbetrag sind? Im Ausdruck sind unter Umständen keine Einzelpreise sichtbar?

Die Einzelpreise je Position sind immer anzugeben. Ansonsten entspräche die Rechnung nicht den gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen!

Skonti und sonstige Rabatte
Werden Skonti und sonstige Rabatte in der XML-Datei berücksichtigt?

Rabatte müssen in der Rechnung enthalten sein, damit Sie an Patienten und Kassen weitergegeben werden können. Sie sind durch eine entsprechende Unterschreitung des Höchstpreises in der Einzelpreisangabe je Position abzubilden.

Barzahlungsrabatte und Skonti sind in der Papierrechnung mit einem geeigneten Hinweis kenntlich zu machen (Konditionsmitteilung, Hinweis auf eine - vorlegbare, beidseitig unterschriebene - Konditionenvereinbarung). Im Datensatz werden sie nicht erwähnt, da sie ausdrücklich nicht weiter gegeben werden müssen.

Laboraufträge für Privatpatienten
Wird die Auftragsnummer auch für reine Privatpatienten erzeugt? Für die Labore ist es schwierig, zwischen Kassen- und Privatpatienten zu unterscheiden

Es liegt in der Steuerung der Praxisverwaltungssoftware bzw. in der Entscheidung der Praxis, ob die die Auftragsnummer ausgedruckt und an das Labor übermittelt wird. Wird die Nummer übermittelt werden die XML-Daten benötigt. Wird keine Nummer übermittelt, muss das Labor auch keine XML-Daten liefern

Zahnersatz mit Abdingung (sonstige Kostenträger)
Wie ist die Verfahrensweise bei Zahnersatz mit Abdingung (sonstige Kostenträger)?

Laut Information der KZBV muss bei der Abrechnung der Pläne von sonstigen Kostenträgern neben dem Plan auch die Laborrechnung in Papierform eingereicht werden. Für die sonstigen Kostenträger gilt keine beleglose Abrechnung. Auf die XML-Datei kann daher auch verzichtet werden.

Umsatzsteuer bei Auslandsarbeiten
Wie ist die Umsatzsteuer anzugeben, wenn die Arbeit im Ausland gefertigt wird?

Das ist eher eine steuerlich-juristische als eine technische Frage. Sie kann letztendlich nur vom Anwalt bzw. Steuerberater der Praxis geklärt werden. Die Klärung muss im Vorfeld zwischen Praxis und Labor geklärt werden.

Die Praxisverwaltungssoftware übernimmt auch abweichende Steuersätze aus der XML-Datei und übermittelt diese weiter an die jeweilige KZV. Wird keine Umsatzsteuer vom Labor geliefert muss die Praxisverwaltungssoftware die Möglichkeit bieten, den Steuersatz zu ergänzen.